Dividir las cuentas evita poner en riesgo la propia economía y genera varios beneficios para la empresa. Paso a paso, cómo hacerlo.
Es común que al emprender se mezcle el dinero familiar con el de la actividad del negocio, ya que por lo general se pone mucho más foco en las tareas productivas y comerciales que en los temas financieros, que suelen dejarse para otro momento. Pero este descuido es el que no permite saber si se está ganando o perdiendo. Ni tampoco planificar, lo que a la larga impedirá seguir creciendo.
Los números son un reflejo de distintos aspectos de la actividad comercial. Muestran cómo está funcionando actualmente, permiten pensar en qué se podría ajustar y también planificar y proyectar para el futuro.
Pero es fundamental, para tener certezas, llevar las cuentas del negocio en forma individual, separadas de las cuentas personales o familiares, que de lo contrario podrían ponerse en riesgo.
¿Cuáles son la ventajas de separar los ingresos y egresos personales de los del negocio?
"Cuando llega el momento de gestionar el dinero del emprendimiento, puede suceder que sea muy difícil separar lo nuestro de lo del negocio, porque el negocio es nuestro, pero nosotros no somos el negocio. Por el contrario, el negocio es una entidad propia e independiente", detalló el emprendedor y fundador de Neolo y Pulsión Digital, Esteban Cervi.
No obstante, destacó que es necesaria esa división y describió los beneficios de separar nuestros ingresos y nuestros egresos de los del negocio:
Permite tener mayor claridad sobre el desempeño del negocio: porque al hacer gastos personales con dinero del negocio, se puede pensar que el negocio no está dando la suficiente rentabilidad. Pero en realidad sí la está dando, sólo que nosotros estamos gastando dinero que previamente deberíamos haber retirado a título personal.
Mayor claridad sobre los costos: fijos, semi fijos, variables, directos, indirectos.
Aporta más visibilidad de la rentabilidad sobre la facturación y las ventas. Nos permite compararnos con otros negocios para saber cómo está rindiendo el nuestro.
Obliga a tener más disciplina sobre los propios ingresos y egresos.
Permite asignarle un costo a nuestro trabajo, en función de lo que le aportamos como dueños.
A nivel legal e impositivo, se requiere que los gastos personales vayan por un carril separado de los gastos del negocio, y no hacerlo puede implicar sanciones.
Las 5 claves para separar los gastos personales de los del negocio
Disciplina y criterio son las principales habilidades para poder saber hacer una separación lógica y tener un excedente de dinero en caso de que el proyecto no funcione y continuar viviendo sin presiones financieras. Estos son 5 consejos que ayudarán a llevarla a cabo:
1. Tener cuentas bancarias por separado
Separar los ingresos y egresos en una cuenta bancaria. Utilizar una para el sueldo propio, ingresos extras y los gastos familiares, por ejemplo y otra diferente y en otro banco para los ingresos por ventas y los pagos para comprar mercadería, insumos, salarios, alquileres y otros gastos del negocio.
Si bien se tendrá un costo mayor, ya que cada banco cobrará el mantenimiento de su cuenta y sus tarjetas, traerá grandes beneficios para ordenar las cuentas.
No obstante, también existen bancos digitales o billeteras virtuales sin ningún gasto de mantenimiento, que pueden utilizarse en estos casos.
2. Llevar un registro de ingresos y egresos por separado
El paso siguiente será ordenar los numeros para poder empezar. Hacer un balance de las cuentas del negocio ayudará a conocer el estado actual. Se puede hacer por cuenta propia o pedirle ayuda a algún contador de confianza para que te pueda orientar sobre cómo están tus ingresos y egresos.
Tal como se mencionó más arriba, en la cuenta bancaria personal, entonces se cobra el sueldo y se pagan los gastos de la casa. En la cuenta bancaria del negocio, se recibe el dinero de las ventas de los clientes y se abonan servicios, mercadería e insumos a los proveedores.
Si tenemos que endeudarnos para la familia, usamos la tarjeta de crédito personal; si necesitamos hacerlo para el negocio, utilizamos el plástico del emprendimiento.
De esta manera, se irán ordenando las operaciones que realizamos y asignándolas en forma correcta. Esto nos obligará también a pensar si un determinado gasto o ingreso lo ponemos en nuestro negocio o nuestra actividad personal.
3. Definir y asignarse un sueldo
Al principio, los emprendedores realizan la mayor parte de las cosas en su nuevo negocio y no se asignan un sueldo, van sacando dinero a medida que lo necesitan para sus gastos familiares, no importa si es mucho o poco.
Un punto clave para ordenar las cuentas de un negocio es definir cuánto va a cobrar cada mes el emprendedor por trabajar en el negocio. No se trata de la ganancia por tener un negocio, sino de la remuneración del trabajo personal.
Definir una remuneración por el trabajo personal.
Computar ese sueldo emprendedor como un ingreso en las cuentas personales y un egreso en las cuentas del emprendimiento.
El sueldo del emprendedor forma parte del costo de la actividad. Hay que computarlo al momento de definir los precios de los productos o servicios que se venden.
La remuneración propia debería ser un valor razonable en base a: lo que se paga en el mercado, el sueldo promedio de la actividad que se realiza, lo que deberíamos pagar a otra persona que reemplace al emprendedor y/o lo que el emprendedor podría ganar en una actividad similar.
4. Definir el costo del uso de bienes propios
Al igual que el sueldo del emprendedor se computa como ingreso en las cuentas personales y como egreso en las cuentas del negocio, el uso de otros bienes propios (alquiler de los locales, automóviles) se debe tomar de la misma manera.
Si se trata, por ejemplo, de un emprendedor que usa un local propio o el garaje de su casa para poner un negocio, o que usa su auto para repartir los productos que vende, en estos casos, el alquiler que se debería abonar por usar un local similar debería ser un ingreso para su familia y un egreso (costo) para el negocio.
Para el uso de vehículos propios, también sería conveniente asignar un porcentaje de amortización o de alquiler.
5. Asignar un porcentaje de uso de servicios compartidos
Este caso es similar al local o vehículo propio, pero no se trata de bienes que se podrían alquilar, sino de servicios que se consumen.
Es por ejemplo, el caso del gas natural, la electricidad, el agua, la telefonía celular o Internet.
En estas situaciones, es importante ver el porcentaje de utilización para el emprendimiento. Tiene que ser un uso relevante: una actividad que requiera de hornos con mucho consumo de gas o máquinas con mucho consumo eléctrico.
En el caso de las telecomunicaciones, se debería asignar una parte al negocio si hay que pagar un abono o un consumo mucho más alto que el que tenía la familia. Cada caso se debe ver por separado.